Pengalaman Ikut Konferensi Ilmiah di Taiwan

 

Hari ini saya mau sharing pengalaman mengikuti konferensi ilmiah di Taiwan tepatnya dalam gealran International Conference on Education Innovation (ICEI) yang diselenggarakan secara rutin oleh College of Education National Tsing Hua University Taiwan. Konferensi ini dilaksanakan pada hari Jum'at dan Sabtu, 26 dan 27 November 2021 secara online. Saya tertarik ikut konferensi ini dengan beberapa alasan, pertama saya ingin tahu bagaimana mekanisme dan manajemen penyelenggaraannya, termasuk manajemen paper yang disubmit para presenter, kedua saya juga ada tugas mata kuliah Fondation of Learning Science untuk menghadiri sebuah conference dan membuat resume materi dari para keynote speakernya.

Proses submit naskah

Pertama saya mendaftar sebagai presenter, saya berpikir papernya akan diterbitkan, namun setelah saya pelajari di websitenya dan bertanya kepada teman lab yang cukup tahu dari panitia, ternyata papernya tidak sampai diterbitkan, hanya dipresentasikan saja. Nah, berhubung papernya tidak sampai diterbitkan, akhirnya saya withdraw papernya dan saya hanya mendaftar sebagai participant umum saja dengan membayar sebesar 300 NTD (Rp. 150.000). Berbeda dengan di Indonesia, para penulis lebih memilih diterbitkan bahkan jika memungkinkan tanpa presentasi. Sedangkan di Taiwan, persentasi itu yang penting, karena akan bertukar pikiran dan bagaimana cara kita mempresentasikan hasil riset secara sistematis dan belajar mendengar umpan balik dari pembicara lainnya. Proses submit paper menggunakan sistem yang cukup bagus, walaupun dari sisi tampilan agak sedikit kaku, tapi saya melihat website di Taiwan kebanyakan kurang memperhatikan estetika tampilan, yang penting keberfungsiannya sesuai kebutuhan. Prosesnya sama saja, pertama submit abstrak, kemudian ada penilaian dari 2 reviewer, lalu ada notifikasi apakah paper kita diterima atau ditolak. Jikapun diterima, maka ada dua opsi apakah dipresentasikan secara oral dengan durasi 13 menit, atau dipresentasikan secara poster selama 3 menit. Keputusan itu ditetapkan oleh panitia. Setelah kita dikirim keterangan penerimaan naskah, lalu kita diminta untuk membayar biaya publikasi, untuk presenter oral sebesar 1.500 NTD sedangkan untuk poster presentation sebesar 900 NTD. Jika kita tidak mau atau mau menarik naskah, maka tinggal klik menu withdraw, artinya kita mundur dari kepesertaan sebagai presenter, sebagaimana yang saya lakukan.

Pemilihan best paper

Ini juga cukup menarik, sepertinya penghargaan best paper itu penting sekali, pada gelaran ini juga dipilih tiga paper terbaik yang dipilih panitia, salah satunya paper punya supervisor saya. Dua paper judulnya tentang STEM, sedangkan 1 paper tentang pembelajaran bahasa asing. Dua penerima penghargaan adalah professor, sedangkan salah satunya sepertinya bergelar doktor. Sulit untuk menebaknya karena author menuliskan nama afiliasinya menggunakan bahasa Mandarin. Hanya satu yang lengkap menggunakan bahasa Inggris. Pengumuman best paper award dilakukan pada awal sesi conference, tepatnya setelah pembukaan oleh dekan.

Sambutan dan pembukaan panitia

Ini juga menurut saya menarik, di bagian pembukaan tidak terlalu banyak rangkaian acara sebagaimana di Indonesia, MC hanya membuka acara, lalu sambutan sekaligus pembukaan dari dekan sebagai penanggung jawab utama kegiatan. Tidak ada sambutan dari ketua pelaksana dan rektor. Cukup satu orang saja, sekitar 3 menit selesai. Tidak ada juga penampilan hiburan atau sejenisnya dalam rangka penyambutan peserta. Menurut saya sangat sederhana dan tidak seperti yang biasa dilakukan di Indonesia. Tentu di Indonesia kita punya alasan mengapa harus menyajikan lagu nasional, kadang ada hiburan penyambutan dan penyampaian sambutan dari mulai ketua pelaksana, dekan sampai rektor. Itulah budaya yang sudah lama dilakukan. Walaupun kadang jadi memakan waktu banyak.

Sesi pembicara kunci

Untuk sesi ini secara umum sama saja dengan di Indonesia, namun waktunya lebih pendek, satu pembicara diberikan kesempatan selama 60 menit termasuk tanya jawab. Sesi pembicara kunci dipimpin seorang moderator dengan menyebutkan sepintas profil pembicara, lalu seluruh waktu diberikan kepada pembicara. Nah ada yang menarik pada sesi QnA, di mana sesi ini dipimpin bukan oleh moderator sesi materi, melainkan oleh moderator baru. Moderator ini akan memandu jalannya QnA selama sekitar 5-10 menit. Menurut saya ini cukup unik, tapi kurang efektif, sepertinya paketan langsung seperti di Indonesia lebih tepat diterapkan. Saya tidak tahu alasannya mengapa demikian, namun untuk sesi QnA pertama memang pembicaranya bisa menguasai bahasa Inggris, mandarin, dan Jepang, karena pembicaranya dari Jepang, mungkin tujuannya jika ada peserta yang tidak percaya diri menyampaikan pertanyaan dalam bahasa Inggris, bisa dibantu menggunakan bahasa mandarin dan diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris maupun bahasa Jepang.

Teknis pembagian link dan ruangan

Ini juga menarik, karena konferensi yang saya ikuti ini berbayar, jadinya setiap peserta diberikan panduan pada waktu masuk, harus menggunakan nama dan nomor kode khusus yang sudah mereka sediakan. Ketika ada peserta yang tidak menggunakan nomor kode yang dibuat panitia, maka peserta tersebut akan diimbau untuk merubah dan atau di remove dari room, Ini sangat berbeda dengan di Indonesia, kita biasanya membuka agenda kita secara gratis, sehingga banyak orang bisa mengikutinya, bahkan bisa mencapai ribuan peserta. Selanjutnya mengenai perpindahan room, menurut saya menggunakan Webex lebih rapi, karena panitia sudah membuat daftar roomnya di daftar peserta, sehingga kita tidak perlu membuka link dan atau menunggu dipindahkan oleh panitia, kita memilih sendiri mau masuk ke room mana, disesuaikan dengan tempat ruangan presentasi dan kita maupun bergabung dengan peserta di ruangan mana. Saya misalnya kemarin memilih bergabung dengan ruangan yang berbahasa Inggris, dari 6 ruangan hanya 1 yang berbahasa Inggris

Pemberian sertifikat

Ini juga sangat menarik, tidak seperti di Indonesia, di mana setiap peserta akan dapat sertifikat dengan sekali mengisi daftar hadir. Di ICEI untuk dapat sertifikat maka kita harus menghadiri setiap sesi yang disediakan, kemudian pada setiap sesi kita akan diminta mengisi daftar hadir, pada sesi awal dan sesi akhir. Artinya setiap sesi ada dua kali mengisi daftar hadir, nanti mereka akan mereview daftar hadir kita dan akan membuatkan sertifikat sesuai dengan durasi kita mengikuti acara. Misalnya berapa jam dan pada materi apa saja disesuaikan dengan bukti daftar hadir yang kita isikan. Sampai tulisan ini dibuat saya belum menerima sertifikat saya, mungkin masih dalam proses peninjauan, kira-kira saya akan dinyatakan hadir pada sesi mana saja.

Demikian sharing pengalaman saya mengikuti konferensi ilmiah di ICEI Taiwan, mungkin pengalaman ini bisa saja tidak semuanya seperti ini, saya juga perlu melakukan komparasi dengan mengikuti konferensi ilmiah yang diselenggarakan kampus lainnya di Taiwan agar informasinya lebih kaya. Semoga bermanfaat.

Hsinchu, 28 November 2021

Pada siang hari yang mulai hangat (14.00-14.42)