LAPORAN KEGIATAN METAMORFOSIS’09
DARI SEKSI ACARA
Disusun oleh PJ dan anggota seksi acara Metamorfosis
Untuk dijadikan sebagai laporan kegiatan Metamorfosis.
Alhamdulillah, atas ijin dan kodrat Allah kami dari seksi acara dalam kegiatan “Menata Hati Gali Potensi Dalam Forum Silaturahmi Tekpend Tahun 2009” yang disingkat dengan nama Metamorfosis’09, akhirnya berhasil menyusun laporan seputar kerja seksi acara, tepat pada waktunya. Salawat dan salam semoga selamanya tercurahlimpahkan kepada pemimpin sejati panutan umat diseluruh dunia, yakni nabi yana wahabibana Nabi Muhammad saw, kepada keluaranya, para sahabatnya, dan seluruh umatnya termasuk kita didalamnya, yang semoga mendapatkan pertolongan darinya dengan ijin Allah nanti diyaumil kiyamah, amin.
Dalam laporan ini tidak banyak yang akan kami laporkan, hanya seputar acara yang direncanakan, acara yang dilaksanakan, hambatan dan rintangan, dan juga saran kepada panitia selanjutnya.
Baiklah kita awali dengan penulisan panitia yang tergabung dalam kepanitiaan seksi acara,
PJ acara diamanahkan kepada : Ence Surahman
Anggota seksi acara : - Afief Yona Ramadhana
- Roby Maulana Putra
- Septiani
- Misriana
Adapun dari kelima orang yang terlibat dalam kepanitiaan diatas semuanya saling membantu, baik itu pada saat perencanaan kegiatan ataupun pada saat pelaksanaan kegiatan. Namun Saudari Misriana tidak bisa hadir pada saat pelaksanaan kegiatan, berhubung diminta pulang oleh keluarganya di Bogor. Kendati demikian acara alhamdulilah tetap berjalan dengan lancar.
Selanjutnya kami akan melaporkan mengenai jalannya konsep dan praktek kerja seksi acara pada masa-masa perencanaan intinya semenjak dibentuk kepanitiaan sampai sebelum hari H pelaksanaan.
A. Perencanaan Konsep Dan Praktek Kegiatan
Sejujurnya kami sampaikan, bahwa kegiatan metamorfosis dalam masa-masa perencanaannya banyak terjadi pengunduran-pengunduran waktu, rencana awal akan dilaksanakan pada tanggal 17 April 2009. Namun terkait adanya beberapa hambatan terutama dari kebijakan himpunan yang banyak memberikan pertimbangan yang berubah-ubah, akhirnya kita merencanakan akan melaksanakan kegiatan pada tanggal 1-2 Mei 2009. Dan berhubung terjadi lagi beberapa permasalahan yang menghambat, akhirnya kami melaksanakan kegiatan ini menjadi kegiatan penghujung Hima kepengurusan Saudara Gema Rulyana, dengan tujuan kegiatan ini dijadikan sebagai momentum untuk refleksi diri dan refreshing seminggu menjelang Mumas.
Bukan hanya waktu yang terus berubah-ubah namun konsep acara dan penentuan tempat kegiatannyapun sangat banyak perubahan. Dan akhirnya kami memutuskan untuk menggunakan tempat dimesjid Al-Hikmah Di Yayasan Darul Hikmah Sariwangi. Sesuai dengan kesepakatan musyawarah panitia. Perlu kami sampaikan juga proses pembookingan tempatpun kami lakukan dalam waktu yang sangat mendesak kehari H tepatnya hanya 6 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Hal ini terjadi karena pencetakan surat yang terbilang telat.
Adapun konsep acara yang direncanakan terlampir dalam lampiran laporan PJ acara ini.
B. Laporan Pada Saat Pelaksanaan Kegiatan Metamorfosis Dilaksanakan
Secara umum kegiatan metamorfosis ini bisa dikatakan berhasil, hal ini terbukti dengan terlaksananya semua kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Subhanalloh, kami melihat semangat luar biasa dari semua perserta kegiatan, dan tak lupa kami bersyukur kepada Allah yang telah mengijinkan hambanya terutama angkatan-angkatan atas untuk dapat menghadiri kegiatan, semoga dengan datangnya mereka bisa menambah pertalian ukhuwah diantara kami menjadi lebih kuat lagi.
Kami gambarkan jalannya acara dari ‘teng’ waktu yang direncanakan, dalam jadwal, panitia kumpul di WB 08 tepat Pukul 13.00-14.00 acaranya breafing dan penginpentarisir semua logistik yang diperlukan pada saat acara dilaksanakan. Namun kami mendapat kendala berhubung PJ logistic tidak bisa datang, sehingga pengambilan screen proyektor pun dilakukan oleh panitia acara. Barangkali ini yang perlu diperbaiki kedepannya dimana tugas kita wajib kita laksanakan, karena itu amanah.
Selanjutnya setelah itu Jam 14.00WIB diagendakan untuk pengangkutan peralatan ketempat kegiatan, berhubung tidak ada banyak kendaraan yang bisa digunakan, akhirnya kami memutuskan untuk membawanya pake mobil itupun harus jalan dulu sampe ke Gerlong Hilir, tapi akhirnya kami sampai juga ditempat kegiatan, hanya saja karena berangkatnya agak telat sehingga yang seharusnya kami sudah stanby di tempat sebelum waktu Asar manjadi terbengkalai, dan berdasarkan catatan kami, tim acara sendiri sampai ditempat pada Pukul 15.41 WIB. Bahkan pada saat itu pemateri pertama Bapak Dr.H.Mupid Hidayat,M.A juga bersamaan sampai ditempat. Dilain hal ketika kami sampai ditempat, kami menemukan beberapa kendala tekhnis lagi, dimana kita belum mendapatkan kejelasan mengenai perijinan dan rekomedasi kegiatan yang akan kita laksanakan disana, maksudnya ada miskomunikasi antara panitia khususnya yang boking tempat dengan pihak Dewan Keluarga Mesjid. Mereka mengira bahwa acara kami akan dilaksanakan tepat Pukul 18.00 atau setelah waktu Maghrib, sehingga pada saat itu karena telah terbiasa ada kegiatan pengajian, akhirnya kami melobyi dulu dan mereka pun mengijinkan dan sekaligus acara kita juga dishare untuk ibu-ibu pengajian.
Tepat pada pukul 16.21WIB kami melaksanakan acara pembukaan, pembukaan secara resmi dari perkwakilan jurusan diwakili oleh Bapak. Dr.Deni Darmawan, M.Si, kebetulan beliau bersedia, pada awalnya kami mengundang Ketua Jurusannya langsung, berhubng beliau ada keperluan keluar kota akhirnya beliau merekomendasikan yang lain. Dalam acara pembukaan juga ada sambutan dari Ketua DKM Al-Hikmah, yaitu Bapak Ust. Asep. Intinya beliau mengijinkan secara penuh untuk mengadakan kegiatan yang kami laksanakan tersbut.
Materi pertama tentang ‘biar pribadi anak kampus nggak mampus” secara umum bisa dikatakan lancar, sekalipun banyak yang bilang pematerinya malah jadi lebih banyak berkomunikasi dengan ibu-ibu pengajian, tapi itu bukan sebuah masalah. Karena secara cermat beliau juga menyinggung-nyinggung mengenai kepribaian mahasiswwa, bahkan ada 1 amanat dari beliau sebagai arahan bagi siapapun, ketika menjalani kehidupan, kita itu harus memenuhi minimal 4 e. yaitu ‘kudu hade ide, hade lambe, hade hae dan juga hade gawe’. Maksudnya sebagai mahasiswa atau insan pendidikan maka kita itu harus mampu mencetuskan pemikiran-pemikiran yang brilian dalam rangka menapaki jejak langkah kehidupan kita didunia, karena dengan begitu orang akan banyak terbantu oleh kita. Selanjutnya kita juga harus hade lambe artinya baik perkataannya, tidak asal bunyi, asal celetuk tanpa makna, karena itu bukan hal yang baik. Yang selanjutnya kita itu harus hade hate. Ini yang cukup sulit dimana kita harus selalu menjaga hati kita agar tetap dalam keadan sehat atau kolbun salim, karena hati dicerminkan dengan perbuatan. Yang terakhir beliau berpesan insan pendidikan itu harus hade gawe, maksudnya jangan mau menuntut hak saja sementara kewajibannya dilupakan. Ini barang kali pemikiran yang salah dan perlu diluruskan.
Selanjutanya kita beranjak pada acara Salat Maghrib berJama’ah, iman dipimpin oleh imam masjid, beliau subhanalloh bacaannya sangat fasih sekali, semoga Allah memuliyakan orang tersebut. Setelah selesai Salat maghrib berJama’ah, kami melanjutkan acara yaitu acara tilawah Jama’I, yang dipimpin oleh Akhi Yuyus Ruslan, adapun surat yang dibaca adalah surat Ar-Rahman. Dan sebelum adzan Isya, ada acara tambahan sekitar 17 menitan, yaitu arahan dan saran dari kakak tingkat kami, yaitu dari Saudara Ridwan beliau mantan ketua Hima periode 2 tahun yang lalu.
Dan setelah selesai kami melanjutkan dengan Salat Isya berJama’ah, kembali imam Salat dipimpin oleh imam masjid yang memimpin Salat Maghrib.
Setelah selesai peserta dikondisikan untuk makan malam, sementara panita menyiapkan untuk acara selanjutnya. Dan tepat pada Pukul 20.15 WIB, acara masuk pada materi yang kedua yaitu tentang ukhuwah Islamiah dikalangan mahasiswa, yang disampaikan oleh Ust. Waway, S.Pd, beliau dosen UPI dan sedang melanjutkan studinya di UIN Bandung. Materinya cukup mengena, bahkan sampai mampu membuat peserta menjadi terpancing untuk bertanya.
Setelah selesai materinya, akhirnya kami melanjutkan pada acara selanjutnya yaitu nonton film karya angkatan 2008, yang bertajuk tentang perjalanan seorang mahasiswa Tekpend yang diperankan oleh Haryanto. Film ini cukup menghibur, apalagi ditambah dengan diberikannya kacang tanah rebus, sehingga peserta pun semakin terkondisikan. Berakhir pada Pukul 11.00 dan sebelum tidur diputarkan dulu film dari teh Iffa tekpend 2006, filmnya mengisyaratkan makna bahwa sebelum tidur itu wajib harus berdo’a dulu.
Acara selanjutnya tidur, pada saat ini terjadi beberapa kendala juga yaitu ketika mengondisikan untuk tidur, awalnya kami telah membooking tempat tidur ikhwn diruang kelas 6 Yayasan, namun berhubung lupa meminjam kuncinya akhirnya kami memanfaatkan failitas mesjid saja, penempatannya, ikhwan didalam mesjid karena jumlahnya lebih banyak dari akhwat dan akhwat diposisikan didalam kamar mesjid yang ada di samping tempat imam.
Tidur sampai Jam 02.00an, lalu peserta dibangunkan untuk mengikuti kegiatan Qiyyamulail dan muhasabah, kami panitia menjemput dulu pematerinya dan alhamdulilah pemateri bisa sampai ditempat kegiatan tepat pada Pukul 02.50 dan lalu kami melaksanakan Salat Tahajud dulu dan dilanjutkan dengan muhasabah, sungguh Allah yang maha agung, kami dipertemukan denga pemateri yang cakap yang mampu membuat kami semua tertunduk malu dihadapan Allah, beliau mengupas tuntas semua hal yang berkaitan dengan konsep hidup kita, akhirnya banyak peserta yang nangisnya begitu terisak-isak, karena terbawa alur pemateri, baliau adalah orang berbeda, sangat pandai dalam mengkondisikan peserta yang muhasabah, namun ada satu hal yang kurang yaitu tidak semua anggota Hima bisa datang ketempat kegiatan, dan semoga dilain kesempatan mereka diluangkan waktunya .
Setelah selesai muhasabah kita langsung berlanjut keacara selanjutnya yaitu Dzikir Asma’ul Husna yang juga dipimpin oleh Ust. Kemas Mahmud Al-latif tadi. Sampai kita Salat Subuh dan setelah Salat Subuh beliau sempat ta’arufan dengan kami, dan dilaksanakan juga pemberikan plakat dan foto-foto. Ya Allah mudahkan jalan kehidupan beliau dan keluarganya, amin.
Setelah itu kami salt subuh berJama’ah, imamnya masih imam Masjid Al-Hikmah, dan setelah itu kami melaksanakan acara dzikir Al-Matsurat berJama’ah, yang diimpin oleh panitia dari seksi acara. Setelah itu kami melaksanakan rihlah kecil-kecilan diseputar tempat kegiatan. Pada saat inipun kami mendapat kendala yang cukup serius ketika pada panitia kurang bersemangat untuk melaksanakan out bond dikarenakan pada sakit. Bahkan kita sempat mau merubahnya, namun alhamdulilah dengan ijin Allah outbond tetap bisa kami laksanakan sekalipun hanya lakadarnya.
Setelah selesai outbond, kami melanjutkan keacara makan, dan berhubung tempatnya mau digunakan oleh siswa yayasan mau diadakan mentoring mingguan, akhirnya kami mempercepat pelaksanaan acara penutupan, berhubung dari pihak jurusan dan DKM tidak hadir, maka acara secara resmi ditutup oleh pihak Hima yang diwakili oleh Saudara Faat Nasyrudin berhubung Saudara Gema Rulyana Sedang mengajar di Labskul.
Setelah penutupan selesai kami laksanakan lalu kami bersama-sama panitia lain, membereskan kembali semua perlengkapan yang sempat kami gunakan, diantaranya hijab, karpet, sejadah, ruang kamar, dapur, fasilitas soundsystem, sambungan listrik dan lain-lain. Namun ada yang terlewat sampah-sampah makanan sebagian tidak sempat kami kondisikan dan akhirnya dibereskan oleh penjaga mesjid. Lalu kami pamit kapada beberapa pengelola mesjid, sekalipun tidak sempat bertemu dengan jajaran pengurus DKMnya, infaq kegiatan dan penggunaan sarana serta fasilitas mesjid kami titipkan di Ibu Bendahara Mesjid. Sekalipun besarnya tidak seberapa, tapi mudah-mudahan bisa bermanfaat, amin.
Hal lain yang perlu kami laporkan mengenai jumlah perserta yang hadir, berdasarkan data dalam presensi yang kami sediakan, jumlah peserta ikhwan tercatat sebanyak 31 orang dan akhwat sebanyak 27 orang. Mungkin jumlahnya lebih dari ini namun karena yang datang hanya sampai nongkrong diluar jadi kami tidak sempat mengabsennya. Dan jumlah itupun tidak stanby dari awal sampai akhir berhubung diantara mereka ada yang pulang duluan, ataupun datangnya telat. Tapi yang pasti kami mengucapkan terimakasih banyak kepada Allah yang telah menguatkan tekad-tekad mereka untuk hadir dalam acara metamorfosis.
C. Laporan Pengeluaran Pembiayaan
Pada seksi acara keuangan yang digunakan tidak begitu banyak, secara umum gambarannya dan penjelasannya adalah sebagai berikut:
No Kebutuhan Satuan Biaya Rp. Ket.
1. Bayar pemateri 3 x 60.000 180.000
2. Infaq untuk tempat kegiatan - 150.000
2. Beli Amplop 2x500+3x200 1.600
3. Beli Kertas HVS A4 80 x … 5.600
4. Beli balpoint 8 x 1000 8.000
5. Poto copy rundown acara ,Al-Matsurat dll 20.400
6. Map 1x1.500 1.500
Total Kebutuhan Rp. 367.100
D. Beberapa Hambatan Yang Sempat Kami Rasakan Dari Awal Sampai Berakhirnya Kegiatan.
Dibawah ini akan kami laporkan beberapa permasalahan yang kami alami dan rasakan terkait dengan pengorganisasian kegiatan metamorfosis ini. Adapun yang menjadi hambatan-hambatannya adalah sebagai berikut:
1. Kurang kompaknya kinerja dari seksi acara itu sendiri, hal ini terjadi karena kurangnya, bahkan jarangnya rapat bidang acara, bahkan hampir tidak pernah rapat, dan kebanyakan pengambilan keputusan tentang acara dilaksanakan dalam rapat umum saja, akibatnya dalam tubuh seksi acara pun tidak semuanya memahami acara dari awal sampai akhir.
2. Kebijakan Hima yang seolah-olah mengundur-undur waktu pelaksanaan kegiatan, bahkan kami sempat membatalkan janji dengan pemateri, karena pada awalnya kami telah menghubungi pemateri dan beliaupun telah menyaggupinya namun sayang dari pihak Hima menunda-tunda lagi sehingga kami meminta maaf kepada pemateri tersebut untungnya beliau memahami keadaan. Dan akhirnya ketika kami menawarkan waktu yang terakhir yaitu pada tanggal 22 Mei alhambulillah beliau bersedia memenuhi undangannya.
3. Hambatan lain yang kami rasakan adalah mengenai telatnya booking tempat kegiatan, akibatnya kami sedikit kebingungan, selain itu berhubung tempatnya jauh dari kampus makanya kami tidak sempat banyak melihat-lihat tempat kegiatannya. Akibatnya membuat pusing juga terutama pada pelaksanaan outbondnya.
4. Hal lain yang menjadi penghambat dalam seksi acara adalah sangat kurangnya dana kegiatan, pada awalnya uang yang rencanakan untuk pemateri dirasa cukup besar namun berhubung banyak pos yang belum terpenuhi akhirnya kami memutuskan untuk mengurangi pengeluaran pada kebutuhan-kebutuhan seksi acara.
5. Hambatan selanjutnya adalah terjadi karena akibat dari diundur-undurnya waktu kegiatan, akibatnya kami sempat beberapa minggu pakum tidak mengadakan rapat kepanitiaan, akhirnya kami mendapati beberapa kendala ketika kegiatannya dikebut-kebut.
E. Kritik Dan Saran Bagi Semua Kalangan Yang Terlibat Dan Terkait Dengan Kegiatan Metamorfsis.
Dalam sesi ini kami ingi menyampaikan bahan pertimbangan dan arahan bagi kepanitiaan selanjutnya yang akan melaksanakan kegiatan yang serupa. Hal ini dirasa perlu untuk disampaikan guna perbaikan dimasa yang akan datang.
a. Upayakan panitia untuk tetap konsisten mengadakan rapat, adapun rapat ang dimaksud tidak perlu harus selalu rapat umum kepanitiaan tetapi juga rapat bidang misalnya rapat perseksi kegiatan, guna mematangkan persiapan.
b. Perlu adanya kepastian kebijakan yang dikeluarkan oleh hima terkait masalah waktu pelaksanaan kegiatan, hal ini dianggap perlu guna mempermudah dan memberikan kepastian kepada panita kegiatan sehingga akan menghindari kemungkinan-kemungkinan buruk yang akan terjadi.
c. Perlu adanya kejelasan deskrifsi pekerjaan tiap panitia, jangan sampai adanya simpang siur penyimpanan tanggungjawab, guan mengefektifkan kerja, jangan sampai ada istilah sie.acara mengerjakan kewajiban sie. Lgistik atau sekretaris, hal ini sangat sering terjadi. Dan kejadianya disebabkan oleh ketiadaanya tanggungjawab diantara para pemegang amanah.
d. Selanjutnya jangan sampai ketelatan memboking tempat kegiatan upayakan 2 minggu sebelum hari h panitia sudah membooking tempat dan telah memastikan bahwa tempatnya layak serta sangat cocok digunakan untuk kegiatan.
e. Yang tidak kalah penting adalah fiksasi pemateri, bisaanya pemateri harusnya dihubungi minimal seminggu sebelu hari h, dan jika telah dibuat janjipun jangan lantas dibiarkan tidak dikonfirmasi ulang, karena kejadian ada pemateri ynag membatalkan, berhubung panitia seolah membiarkan.
f. Hal lain yang menjadi penghambat yaitu kurang kompaknya para panita dan kurang konsisten serta konsekuennya dengan amanah, hal ini terbukti dengan kurang bekerjanya salah satu seksi, yang pada akhirnya tugas-tugasnya terbengkalai dan dilimpahkan dengan paksa kepada panitia lain yang juga tidak kalah sibuknya.
g. Juga barangkali yang perlu diperhatikan kedepannya adalah komunikasi yang bik dan terncana jauh-jauh hari kepada semua pihak yang dilibatkan dalam acara, misalnya kepada pihak yang memiliki tempat, itu harus benar-benar fix, dan kemarin hal ini tidak terjadi dan ini adalah salah satu kelaian dari acara. Atau juga kepada pemateri itu harus fix minimal 2 minggu sebelum kegiatan tidak hanya itu jika pemateri sudah menyatakan besedia, maka jaga komunikasi jangan sampai putus. Tidak kalah penting juga kepada pihak catering yang menyediak makanan.
h. Adapun hal yang belum membudaya di hima kami yaitu tidak dibisaakan adanya rapat evaluasi dan konsolidasi dalam setiap selesai satu acara dan dalam rangka mempersiapkan acara selanjutnya.padahal itu adlah hl yang dianggp perlu.
i. Kritik dan sekaligus saran kami, mengapa pengurus inti hima tidak banyak yang hadir dan mengikuti acara? Bukan hadir hanya membuat kegaduhan saja diluar ruangan, barang kali hal ini perlu menjadi catatan tersendiri kedepannya.
Barang kali demikian saja laporan dari seksi acara kegiatan metamorfosis tekpend. Atas kekurangannya kami mohon maaf dan atas perhatiannya kami haurkan terimaksih banyak, semoga Allah merahmati kita semua dan menjadikan kita golongan hamba-Nya yang mengabdi dengan sepenuh hati diatas jalan yang diridhoi-Nya. Amin. Dan semoga kita senantiasa diberikan kemudahan dalam menapaki jejak langkah perjuangan dialam fana ini.
Wassalamualaikum wr.wb.
Bandung, 23 Mei 2009
Acara
DARI SEKSI ACARA
Disusun oleh PJ dan anggota seksi acara Metamorfosis
Untuk dijadikan sebagai laporan kegiatan Metamorfosis.
Alhamdulillah, atas ijin dan kodrat Allah kami dari seksi acara dalam kegiatan “Menata Hati Gali Potensi Dalam Forum Silaturahmi Tekpend Tahun 2009” yang disingkat dengan nama Metamorfosis’09, akhirnya berhasil menyusun laporan seputar kerja seksi acara, tepat pada waktunya. Salawat dan salam semoga selamanya tercurahlimpahkan kepada pemimpin sejati panutan umat diseluruh dunia, yakni nabi yana wahabibana Nabi Muhammad saw, kepada keluaranya, para sahabatnya, dan seluruh umatnya termasuk kita didalamnya, yang semoga mendapatkan pertolongan darinya dengan ijin Allah nanti diyaumil kiyamah, amin.
Dalam laporan ini tidak banyak yang akan kami laporkan, hanya seputar acara yang direncanakan, acara yang dilaksanakan, hambatan dan rintangan, dan juga saran kepada panitia selanjutnya.
Baiklah kita awali dengan penulisan panitia yang tergabung dalam kepanitiaan seksi acara,
PJ acara diamanahkan kepada : Ence Surahman
Anggota seksi acara : - Afief Yona Ramadhana
- Roby Maulana Putra
- Septiani
- Misriana
Adapun dari kelima orang yang terlibat dalam kepanitiaan diatas semuanya saling membantu, baik itu pada saat perencanaan kegiatan ataupun pada saat pelaksanaan kegiatan. Namun Saudari Misriana tidak bisa hadir pada saat pelaksanaan kegiatan, berhubung diminta pulang oleh keluarganya di Bogor. Kendati demikian acara alhamdulilah tetap berjalan dengan lancar.
Selanjutnya kami akan melaporkan mengenai jalannya konsep dan praktek kerja seksi acara pada masa-masa perencanaan intinya semenjak dibentuk kepanitiaan sampai sebelum hari H pelaksanaan.
A. Perencanaan Konsep Dan Praktek Kegiatan
Sejujurnya kami sampaikan, bahwa kegiatan metamorfosis dalam masa-masa perencanaannya banyak terjadi pengunduran-pengunduran waktu, rencana awal akan dilaksanakan pada tanggal 17 April 2009. Namun terkait adanya beberapa hambatan terutama dari kebijakan himpunan yang banyak memberikan pertimbangan yang berubah-ubah, akhirnya kita merencanakan akan melaksanakan kegiatan pada tanggal 1-2 Mei 2009. Dan berhubung terjadi lagi beberapa permasalahan yang menghambat, akhirnya kami melaksanakan kegiatan ini menjadi kegiatan penghujung Hima kepengurusan Saudara Gema Rulyana, dengan tujuan kegiatan ini dijadikan sebagai momentum untuk refleksi diri dan refreshing seminggu menjelang Mumas.
Bukan hanya waktu yang terus berubah-ubah namun konsep acara dan penentuan tempat kegiatannyapun sangat banyak perubahan. Dan akhirnya kami memutuskan untuk menggunakan tempat dimesjid Al-Hikmah Di Yayasan Darul Hikmah Sariwangi. Sesuai dengan kesepakatan musyawarah panitia. Perlu kami sampaikan juga proses pembookingan tempatpun kami lakukan dalam waktu yang sangat mendesak kehari H tepatnya hanya 6 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Hal ini terjadi karena pencetakan surat yang terbilang telat.
Adapun konsep acara yang direncanakan terlampir dalam lampiran laporan PJ acara ini.
B. Laporan Pada Saat Pelaksanaan Kegiatan Metamorfosis Dilaksanakan
Secara umum kegiatan metamorfosis ini bisa dikatakan berhasil, hal ini terbukti dengan terlaksananya semua kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Subhanalloh, kami melihat semangat luar biasa dari semua perserta kegiatan, dan tak lupa kami bersyukur kepada Allah yang telah mengijinkan hambanya terutama angkatan-angkatan atas untuk dapat menghadiri kegiatan, semoga dengan datangnya mereka bisa menambah pertalian ukhuwah diantara kami menjadi lebih kuat lagi.
Kami gambarkan jalannya acara dari ‘teng’ waktu yang direncanakan, dalam jadwal, panitia kumpul di WB 08 tepat Pukul 13.00-14.00 acaranya breafing dan penginpentarisir semua logistik yang diperlukan pada saat acara dilaksanakan. Namun kami mendapat kendala berhubung PJ logistic tidak bisa datang, sehingga pengambilan screen proyektor pun dilakukan oleh panitia acara. Barangkali ini yang perlu diperbaiki kedepannya dimana tugas kita wajib kita laksanakan, karena itu amanah.
Selanjutnya setelah itu Jam 14.00WIB diagendakan untuk pengangkutan peralatan ketempat kegiatan, berhubung tidak ada banyak kendaraan yang bisa digunakan, akhirnya kami memutuskan untuk membawanya pake mobil itupun harus jalan dulu sampe ke Gerlong Hilir, tapi akhirnya kami sampai juga ditempat kegiatan, hanya saja karena berangkatnya agak telat sehingga yang seharusnya kami sudah stanby di tempat sebelum waktu Asar manjadi terbengkalai, dan berdasarkan catatan kami, tim acara sendiri sampai ditempat pada Pukul 15.41 WIB. Bahkan pada saat itu pemateri pertama Bapak Dr.H.Mupid Hidayat,M.A juga bersamaan sampai ditempat. Dilain hal ketika kami sampai ditempat, kami menemukan beberapa kendala tekhnis lagi, dimana kita belum mendapatkan kejelasan mengenai perijinan dan rekomedasi kegiatan yang akan kita laksanakan disana, maksudnya ada miskomunikasi antara panitia khususnya yang boking tempat dengan pihak Dewan Keluarga Mesjid. Mereka mengira bahwa acara kami akan dilaksanakan tepat Pukul 18.00 atau setelah waktu Maghrib, sehingga pada saat itu karena telah terbiasa ada kegiatan pengajian, akhirnya kami melobyi dulu dan mereka pun mengijinkan dan sekaligus acara kita juga dishare untuk ibu-ibu pengajian.
Tepat pada pukul 16.21WIB kami melaksanakan acara pembukaan, pembukaan secara resmi dari perkwakilan jurusan diwakili oleh Bapak. Dr.Deni Darmawan, M.Si, kebetulan beliau bersedia, pada awalnya kami mengundang Ketua Jurusannya langsung, berhubng beliau ada keperluan keluar kota akhirnya beliau merekomendasikan yang lain. Dalam acara pembukaan juga ada sambutan dari Ketua DKM Al-Hikmah, yaitu Bapak Ust. Asep. Intinya beliau mengijinkan secara penuh untuk mengadakan kegiatan yang kami laksanakan tersbut.
Materi pertama tentang ‘biar pribadi anak kampus nggak mampus” secara umum bisa dikatakan lancar, sekalipun banyak yang bilang pematerinya malah jadi lebih banyak berkomunikasi dengan ibu-ibu pengajian, tapi itu bukan sebuah masalah. Karena secara cermat beliau juga menyinggung-nyinggung mengenai kepribaian mahasiswwa, bahkan ada 1 amanat dari beliau sebagai arahan bagi siapapun, ketika menjalani kehidupan, kita itu harus memenuhi minimal 4 e. yaitu ‘kudu hade ide, hade lambe, hade hae dan juga hade gawe’. Maksudnya sebagai mahasiswa atau insan pendidikan maka kita itu harus mampu mencetuskan pemikiran-pemikiran yang brilian dalam rangka menapaki jejak langkah kehidupan kita didunia, karena dengan begitu orang akan banyak terbantu oleh kita. Selanjutnya kita juga harus hade lambe artinya baik perkataannya, tidak asal bunyi, asal celetuk tanpa makna, karena itu bukan hal yang baik. Yang selanjutnya kita itu harus hade hate. Ini yang cukup sulit dimana kita harus selalu menjaga hati kita agar tetap dalam keadan sehat atau kolbun salim, karena hati dicerminkan dengan perbuatan. Yang terakhir beliau berpesan insan pendidikan itu harus hade gawe, maksudnya jangan mau menuntut hak saja sementara kewajibannya dilupakan. Ini barang kali pemikiran yang salah dan perlu diluruskan.
Selanjutanya kita beranjak pada acara Salat Maghrib berJama’ah, iman dipimpin oleh imam masjid, beliau subhanalloh bacaannya sangat fasih sekali, semoga Allah memuliyakan orang tersebut. Setelah selesai Salat maghrib berJama’ah, kami melanjutkan acara yaitu acara tilawah Jama’I, yang dipimpin oleh Akhi Yuyus Ruslan, adapun surat yang dibaca adalah surat Ar-Rahman. Dan sebelum adzan Isya, ada acara tambahan sekitar 17 menitan, yaitu arahan dan saran dari kakak tingkat kami, yaitu dari Saudara Ridwan beliau mantan ketua Hima periode 2 tahun yang lalu.
Dan setelah selesai kami melanjutkan dengan Salat Isya berJama’ah, kembali imam Salat dipimpin oleh imam masjid yang memimpin Salat Maghrib.
Setelah selesai peserta dikondisikan untuk makan malam, sementara panita menyiapkan untuk acara selanjutnya. Dan tepat pada Pukul 20.15 WIB, acara masuk pada materi yang kedua yaitu tentang ukhuwah Islamiah dikalangan mahasiswa, yang disampaikan oleh Ust. Waway, S.Pd, beliau dosen UPI dan sedang melanjutkan studinya di UIN Bandung. Materinya cukup mengena, bahkan sampai mampu membuat peserta menjadi terpancing untuk bertanya.
Setelah selesai materinya, akhirnya kami melanjutkan pada acara selanjutnya yaitu nonton film karya angkatan 2008, yang bertajuk tentang perjalanan seorang mahasiswa Tekpend yang diperankan oleh Haryanto. Film ini cukup menghibur, apalagi ditambah dengan diberikannya kacang tanah rebus, sehingga peserta pun semakin terkondisikan. Berakhir pada Pukul 11.00 dan sebelum tidur diputarkan dulu film dari teh Iffa tekpend 2006, filmnya mengisyaratkan makna bahwa sebelum tidur itu wajib harus berdo’a dulu.
Acara selanjutnya tidur, pada saat ini terjadi beberapa kendala juga yaitu ketika mengondisikan untuk tidur, awalnya kami telah membooking tempat tidur ikhwn diruang kelas 6 Yayasan, namun berhubung lupa meminjam kuncinya akhirnya kami memanfaatkan failitas mesjid saja, penempatannya, ikhwan didalam mesjid karena jumlahnya lebih banyak dari akhwat dan akhwat diposisikan didalam kamar mesjid yang ada di samping tempat imam.
Tidur sampai Jam 02.00an, lalu peserta dibangunkan untuk mengikuti kegiatan Qiyyamulail dan muhasabah, kami panitia menjemput dulu pematerinya dan alhamdulilah pemateri bisa sampai ditempat kegiatan tepat pada Pukul 02.50 dan lalu kami melaksanakan Salat Tahajud dulu dan dilanjutkan dengan muhasabah, sungguh Allah yang maha agung, kami dipertemukan denga pemateri yang cakap yang mampu membuat kami semua tertunduk malu dihadapan Allah, beliau mengupas tuntas semua hal yang berkaitan dengan konsep hidup kita, akhirnya banyak peserta yang nangisnya begitu terisak-isak, karena terbawa alur pemateri, baliau adalah orang berbeda, sangat pandai dalam mengkondisikan peserta yang muhasabah, namun ada satu hal yang kurang yaitu tidak semua anggota Hima bisa datang ketempat kegiatan, dan semoga dilain kesempatan mereka diluangkan waktunya .
Setelah selesai muhasabah kita langsung berlanjut keacara selanjutnya yaitu Dzikir Asma’ul Husna yang juga dipimpin oleh Ust. Kemas Mahmud Al-latif tadi. Sampai kita Salat Subuh dan setelah Salat Subuh beliau sempat ta’arufan dengan kami, dan dilaksanakan juga pemberikan plakat dan foto-foto. Ya Allah mudahkan jalan kehidupan beliau dan keluarganya, amin.
Setelah itu kami salt subuh berJama’ah, imamnya masih imam Masjid Al-Hikmah, dan setelah itu kami melaksanakan acara dzikir Al-Matsurat berJama’ah, yang diimpin oleh panitia dari seksi acara. Setelah itu kami melaksanakan rihlah kecil-kecilan diseputar tempat kegiatan. Pada saat inipun kami mendapat kendala yang cukup serius ketika pada panitia kurang bersemangat untuk melaksanakan out bond dikarenakan pada sakit. Bahkan kita sempat mau merubahnya, namun alhamdulilah dengan ijin Allah outbond tetap bisa kami laksanakan sekalipun hanya lakadarnya.
Setelah selesai outbond, kami melanjutkan keacara makan, dan berhubung tempatnya mau digunakan oleh siswa yayasan mau diadakan mentoring mingguan, akhirnya kami mempercepat pelaksanaan acara penutupan, berhubung dari pihak jurusan dan DKM tidak hadir, maka acara secara resmi ditutup oleh pihak Hima yang diwakili oleh Saudara Faat Nasyrudin berhubung Saudara Gema Rulyana Sedang mengajar di Labskul.
Setelah penutupan selesai kami laksanakan lalu kami bersama-sama panitia lain, membereskan kembali semua perlengkapan yang sempat kami gunakan, diantaranya hijab, karpet, sejadah, ruang kamar, dapur, fasilitas soundsystem, sambungan listrik dan lain-lain. Namun ada yang terlewat sampah-sampah makanan sebagian tidak sempat kami kondisikan dan akhirnya dibereskan oleh penjaga mesjid. Lalu kami pamit kapada beberapa pengelola mesjid, sekalipun tidak sempat bertemu dengan jajaran pengurus DKMnya, infaq kegiatan dan penggunaan sarana serta fasilitas mesjid kami titipkan di Ibu Bendahara Mesjid. Sekalipun besarnya tidak seberapa, tapi mudah-mudahan bisa bermanfaat, amin.
Hal lain yang perlu kami laporkan mengenai jumlah perserta yang hadir, berdasarkan data dalam presensi yang kami sediakan, jumlah peserta ikhwan tercatat sebanyak 31 orang dan akhwat sebanyak 27 orang. Mungkin jumlahnya lebih dari ini namun karena yang datang hanya sampai nongkrong diluar jadi kami tidak sempat mengabsennya. Dan jumlah itupun tidak stanby dari awal sampai akhir berhubung diantara mereka ada yang pulang duluan, ataupun datangnya telat. Tapi yang pasti kami mengucapkan terimakasih banyak kepada Allah yang telah menguatkan tekad-tekad mereka untuk hadir dalam acara metamorfosis.
C. Laporan Pengeluaran Pembiayaan
Pada seksi acara keuangan yang digunakan tidak begitu banyak, secara umum gambarannya dan penjelasannya adalah sebagai berikut:
No Kebutuhan Satuan Biaya Rp. Ket.
1. Bayar pemateri 3 x 60.000 180.000
2. Infaq untuk tempat kegiatan - 150.000
2. Beli Amplop 2x500+3x200 1.600
3. Beli Kertas HVS A4 80 x … 5.600
4. Beli balpoint 8 x 1000 8.000
5. Poto copy rundown acara ,Al-Matsurat dll 20.400
6. Map 1x1.500 1.500
Total Kebutuhan Rp. 367.100
D. Beberapa Hambatan Yang Sempat Kami Rasakan Dari Awal Sampai Berakhirnya Kegiatan.
Dibawah ini akan kami laporkan beberapa permasalahan yang kami alami dan rasakan terkait dengan pengorganisasian kegiatan metamorfosis ini. Adapun yang menjadi hambatan-hambatannya adalah sebagai berikut:
1. Kurang kompaknya kinerja dari seksi acara itu sendiri, hal ini terjadi karena kurangnya, bahkan jarangnya rapat bidang acara, bahkan hampir tidak pernah rapat, dan kebanyakan pengambilan keputusan tentang acara dilaksanakan dalam rapat umum saja, akibatnya dalam tubuh seksi acara pun tidak semuanya memahami acara dari awal sampai akhir.
2. Kebijakan Hima yang seolah-olah mengundur-undur waktu pelaksanaan kegiatan, bahkan kami sempat membatalkan janji dengan pemateri, karena pada awalnya kami telah menghubungi pemateri dan beliaupun telah menyaggupinya namun sayang dari pihak Hima menunda-tunda lagi sehingga kami meminta maaf kepada pemateri tersebut untungnya beliau memahami keadaan. Dan akhirnya ketika kami menawarkan waktu yang terakhir yaitu pada tanggal 22 Mei alhambulillah beliau bersedia memenuhi undangannya.
3. Hambatan lain yang kami rasakan adalah mengenai telatnya booking tempat kegiatan, akibatnya kami sedikit kebingungan, selain itu berhubung tempatnya jauh dari kampus makanya kami tidak sempat banyak melihat-lihat tempat kegiatannya. Akibatnya membuat pusing juga terutama pada pelaksanaan outbondnya.
4. Hal lain yang menjadi penghambat dalam seksi acara adalah sangat kurangnya dana kegiatan, pada awalnya uang yang rencanakan untuk pemateri dirasa cukup besar namun berhubung banyak pos yang belum terpenuhi akhirnya kami memutuskan untuk mengurangi pengeluaran pada kebutuhan-kebutuhan seksi acara.
5. Hambatan selanjutnya adalah terjadi karena akibat dari diundur-undurnya waktu kegiatan, akibatnya kami sempat beberapa minggu pakum tidak mengadakan rapat kepanitiaan, akhirnya kami mendapati beberapa kendala ketika kegiatannya dikebut-kebut.
E. Kritik Dan Saran Bagi Semua Kalangan Yang Terlibat Dan Terkait Dengan Kegiatan Metamorfsis.
Dalam sesi ini kami ingi menyampaikan bahan pertimbangan dan arahan bagi kepanitiaan selanjutnya yang akan melaksanakan kegiatan yang serupa. Hal ini dirasa perlu untuk disampaikan guna perbaikan dimasa yang akan datang.
a. Upayakan panitia untuk tetap konsisten mengadakan rapat, adapun rapat ang dimaksud tidak perlu harus selalu rapat umum kepanitiaan tetapi juga rapat bidang misalnya rapat perseksi kegiatan, guna mematangkan persiapan.
b. Perlu adanya kepastian kebijakan yang dikeluarkan oleh hima terkait masalah waktu pelaksanaan kegiatan, hal ini dianggap perlu guna mempermudah dan memberikan kepastian kepada panita kegiatan sehingga akan menghindari kemungkinan-kemungkinan buruk yang akan terjadi.
c. Perlu adanya kejelasan deskrifsi pekerjaan tiap panitia, jangan sampai adanya simpang siur penyimpanan tanggungjawab, guan mengefektifkan kerja, jangan sampai ada istilah sie.acara mengerjakan kewajiban sie. Lgistik atau sekretaris, hal ini sangat sering terjadi. Dan kejadianya disebabkan oleh ketiadaanya tanggungjawab diantara para pemegang amanah.
d. Selanjutnya jangan sampai ketelatan memboking tempat kegiatan upayakan 2 minggu sebelum hari h panitia sudah membooking tempat dan telah memastikan bahwa tempatnya layak serta sangat cocok digunakan untuk kegiatan.
e. Yang tidak kalah penting adalah fiksasi pemateri, bisaanya pemateri harusnya dihubungi minimal seminggu sebelu hari h, dan jika telah dibuat janjipun jangan lantas dibiarkan tidak dikonfirmasi ulang, karena kejadian ada pemateri ynag membatalkan, berhubung panitia seolah membiarkan.
f. Hal lain yang menjadi penghambat yaitu kurang kompaknya para panita dan kurang konsisten serta konsekuennya dengan amanah, hal ini terbukti dengan kurang bekerjanya salah satu seksi, yang pada akhirnya tugas-tugasnya terbengkalai dan dilimpahkan dengan paksa kepada panitia lain yang juga tidak kalah sibuknya.
g. Juga barangkali yang perlu diperhatikan kedepannya adalah komunikasi yang bik dan terncana jauh-jauh hari kepada semua pihak yang dilibatkan dalam acara, misalnya kepada pihak yang memiliki tempat, itu harus benar-benar fix, dan kemarin hal ini tidak terjadi dan ini adalah salah satu kelaian dari acara. Atau juga kepada pemateri itu harus fix minimal 2 minggu sebelum kegiatan tidak hanya itu jika pemateri sudah menyatakan besedia, maka jaga komunikasi jangan sampai putus. Tidak kalah penting juga kepada pihak catering yang menyediak makanan.
h. Adapun hal yang belum membudaya di hima kami yaitu tidak dibisaakan adanya rapat evaluasi dan konsolidasi dalam setiap selesai satu acara dan dalam rangka mempersiapkan acara selanjutnya.padahal itu adlah hl yang dianggp perlu.
i. Kritik dan sekaligus saran kami, mengapa pengurus inti hima tidak banyak yang hadir dan mengikuti acara? Bukan hadir hanya membuat kegaduhan saja diluar ruangan, barang kali hal ini perlu menjadi catatan tersendiri kedepannya.
Barang kali demikian saja laporan dari seksi acara kegiatan metamorfosis tekpend. Atas kekurangannya kami mohon maaf dan atas perhatiannya kami haurkan terimaksih banyak, semoga Allah merahmati kita semua dan menjadikan kita golongan hamba-Nya yang mengabdi dengan sepenuh hati diatas jalan yang diridhoi-Nya. Amin. Dan semoga kita senantiasa diberikan kemudahan dalam menapaki jejak langkah perjuangan dialam fana ini.
Wassalamualaikum wr.wb.
Bandung, 23 Mei 2009
Acara
Komentar
Posting Komentar
You can give whatever messages for me,,