Tahapan Menuju Yudisium PPS UNY

Oleh : @encesurahman

Sumber Gambar

Ketidaktahuan itu harus diselesaikan melalui dua cara pertama diberitahu kedua mencari tahu. Agar ketidaktahuan yang saya alami tidak dialami oleh rekan-rekan yang belum berproses, maka saya ceritakan pengalamannya melalui tulisan ini. Tulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran singkat secara detail tentang tahapan proses penyelesaikan studi di program pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta. Tulisan ini merupakan tulisan lanjutan dari tulisan sebelumnya yang  berjudul strategi penyelesaian studi di program pascasarjana UNY. Semoga bermanfaat.

Agar tidak panjang, saya batasi tulisan ini bercerita tahapan setelah tesis kita di ACC oleh pembimbing untuk masuk tahap reviewer naskah sebelum ujian. Di program pascasarjana UNY, setiap tesis yang sudah selesai disusun oleh mahasiswa dibuktikan melalui persetujuan pembimbing untuk masuk tahap reviewer.

Tahap reviewer dilakukan dengan cara mendaftar ke sekretarat direktur PPS di lantai 3. Kita diminta mengumpulkan naskah belum dijilid lengkap sampai daftar pustaka, kemudian membuat daftar rujukan beserta halaman yang ada pada dokumen rujukan dan halaman pada tesis. Formatnya bisa diminta di sekretariat direktur. Setelah mendaftar kurang lebih satu hari kita akan mendapatkan nama reviewer naskah yang ditentukan oleh Asdir 1. Selanjutnya kita menghubungi reviewer untuk bertemu dan meminta bantuan mereview naskah kita.

Pada saat proses reviewe naskah yang lamanya maksimal 1 minggu, kita bisa sambil mengurus review abstrak ke bagian layanan bahasa. Proses ini bisa selesai dalam waktu 2-3 hari. Setelah menyeleseikan saran dari reviewer (jika ada revisi) maka selesaikan dulu revisiannya, selanjutnya mengurusi bebas SPP ke bagian keuangan pasca, dengan menyertakan lembar naskah tesis dan abstrak yang sudah ditandatangani reviewer. Proses ini bisa ditunggu. Selanjutnya naik lagi ke bagian sekretariat direktur untuk meminta tandatangan asdir II dan direktur pada lembar persetujuan untuk ujian tesis.

Setelah ditandatangani direktur, langkah selanjutnya memperbanyak naskah untuk daftar ujian ke bagian akademik. Naskah diperbanyak menjadi 4 bundel untuk 4 penguji. Pada saat daftar ujian kita mengisi buku daftar ujian dengan menyerahkan semua naskah yang sudah dibundel dengan soft cover warna merah standar pascasarajan UNY.

Kurang lebih 5-8 hari kemudian kita akan dihubungi pihak akademik mengenai tanggal ujian sidang. Adapun surat dapat diambil diruang akademik. Selanjutnya persiapkanlah file persentasi untuk waktu maksimal 10-15 menit. Buatlah persentasi yang menarik dan mampu menyampaikan inti dari isi tesis kita.

Pada saat ujian sidang, waktu maksimal 90 menit, rata-rata 50-70 menit sudah selesai. Masing-masing penguji bertanya sesuai kemauannya. Adapun penguji utama yang memiliki porsi paling banyak untuk menguji tesis yang kita tulis. Proses ujian tidak harus ditakuti, semua bisa dinikmati dengan tenang asal kita menguasi seluruh rasional naskah kita.

Tahap selanjutnya adalah revisi dari para penguji, ini proses yang krusial, batas maksimum harus selesai revisi dalam waktu 3 bulan. Kalau tidak selesai revisi maka kelulusannya dibatalkan dan harus melaksanakan ujian ulang. Agar proses revisi cepat selesai, maka baiknya jangan ditunda. Abis ujian sidang langsung revisi, pengalaman saya alhamdulillah proses revisi selesai dalam waktu 5 hari.

Sambil menunggu semua proses revisi selesai, sebaiknya segera selesaikan proses publikasi jurnal. Langkahnya buat jurnal sesuai format dan template yang tersedia. Kemudian minta pembimbing untuk mereview, dan minta tandatangan dari ketua prodi. Lalu daftar kebagian jurnal. Jangan lupa mengutif minimal satu kutipan dari jurnal prodi kita yang sudah publish dengan cara sitasi langsung secara online (untuk menaikan rating jurnal internal kita). Proses upload jurnalnya kita lakukan sendiri dengan cara mendaftar sebagai author. Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari, alhamdulilah kemarin saya selesai satu hari.
 

Setelah revisi langkah berikutnya meminta tandatangan direktur pada lembar pengesahan yang berlatarbelakang logo UNY warna kuning emas. Persis pada lembar pengesahan tempat tandatangan para penguji. Lembar ini adalah lembar yang paling berarti karena tesis kita dianggap sah sebagai tugas akhir ketika ada lembar pengesahannya.

Proses meminta tandatangan direktur harus disertai dengan keterangan bebas pustaka dari perpus pascasarjana. Proses yang harus disiapkan ketika mau membuat keterangan bebas pustaka dari perpus pusat adalah, asbtrak inggris dan indonesia rangkap 2 dan softcopynya pada flashdisk, siapkan satu ebook untuk disumbangkan ke perpus pasca, cukup dicopy menggunakan flashdisk. Setelah itu dapat surat keterangan bebas perpus pasca. Langkah selanjutnya kembali ke sekretariat direktur untuk meminta tandatangan direktur. Pada proses ini biasanya daftar pustaka tesis kita kembali di cek, pastikan jangan salah menuliskan rujukan harus persis seperti yang tertera pada buku panduan.

Setelah lembar pengesahan di tandatangani oleh direktur, selamat Anda sudah bisa mendaftar yudisium  ke bagian akademik. Pada saat mendaftar Anda akan diberikan form yang harus diisi dan penjelasan tentang hal-hal yang harus Anda lakukan.

Langkah pertama print dan jilid hardcover tesis kita minimal 1, boleh lebih untuk koleksi pribadi, bagian akademik hanya meminta satu jilid tesis beserta file tesis dalam CD yang sudah dibuat dengan format bookmark. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan format heading pada dokumen tinggal pada saat menyimpan dalam format PDF diatur agar bookmarknya muncul.

Sambil menunggu proses jilid tesis, sebaiknya Anda masuk ke siakad2013.uny.ac.id untuk melihat apakah nilai tesisnya sudah keluar? Kalau sudah berarti Anda sudah boleh mengisi formulir daftar yudisium dan wisuda. Pastikan Anda sudah menyiapkan photo formatnya sesuai dengan yang diminta. Bagi yang belum punya photo dengan backroud biru (laki-laki) dan merah (perempuan), sebaiknya dari sekarang disiapkan. Photo harus kualitas bagus karena ini untuk ijazah dan transkrip nilai kita.

Pada saat mengisi formulir yudisium ingat-ingat juga asal kampus S1, tempat bekerja kalau sudah bekerja, dan beberapa isian standar lainnya. Kalau data sudah lengkap kita akan mendapatkan kode bayar untuk pembayar wisuda, yudisium, iuran IKA dan untuk jaminan peminjaman toga, untuk S2 totalnya 1.675.000 dan akan kembali sebesar 750.000 pada saat kita mengembalikan toga yang kita pinjam pasca wisuda. Pembayaran dilakukan di bank Mandiri. Dengan mengisi 4 struk pembayaran (bisa nanya ke skuriti bank).

Setelah membayar maka keterangan kita pada siakad akan berupa secara otomatis yang menerangkan bahwa kita sudah melunasi kewajiban bayar. Selanjutnya kita print formulirnya dan kita bawa beserta tesis dan CD tesis ke bagian akademik. Di sana kita akan dimina mengisi sedikit formulri dan mengisi buku pendaftaran yudisium dengan menerangkan nama, nim, judul tesis, tanggal ujian, tanggal lulus.

Terakhir proses pencetakan kartu IKA UNY tinggal membawa struk pembayaran iuran IKA yang sudah kita bayarkan waktu ke bank Mandiri tadi. Di kantor IKA kita diminta menyebutkan NIM dan dikonfirmasi beberapa data kita. Lalu kartu anggota dicetak di serahkan ke kita. Setelah itu Anda diminta memfotocopy kartu anggota beserta struk pembayaran untuk mengambil mug dan PIN IKA UNY.

Langkah selanjutnya bagi Anda yang lulus cumloude jangan pelit untuk membuat tulisan singkat berkaitan dengan gagasan kita maksimal 5 halaman diserahkan ke bagian akademik maksimal H-1 yudisium.

Kesimpulannya proses yang harus kita tempuh dari ACC tesis oleh pembimbing adalah sebagai berikut:

1.      Daftar reviewer

2.      Mengurus review abstrak ke bagian bahasa

3.      Mengurus bebas SPP ke bagian keuangan

4.      Daftar ujian sidang

5.      Revisi jika ada

6.      Mengurus bebas pinjaman ke perpus pusat sekigus membayar iuran untuk sumbangan buku sebesar Rp. 50.000

7.      Mengurus keterangan publikasi jurnal ke bagian jurnal

8.      Mengurus keterangan bebas perpus pasca

9.      Meminta tanda tangan  direktur pada lembar pengesahan

10.  Mendaftar yudisium di akademik

11.  Mencetak tesis hard cover dan CD tesis

12.  Melengkapi data pada siakad

13.  Membayar ke Bank Mandiri

14.  Mencetak formulir dari siakad

15.  Menyerahkan formulir ke akadmik

16.  Mengurusi kartu IKA UNY

17.  Selesai

Demikian, bagi Anda yang sedang proses penyelesaian tugas akhir/tesis, selamat berjuang, segala sesuatu itu berproses maka nikmatilah prosesnya. insyaAllah segala sesuatunya akan indah pada waktunya. Kita paham betul bahwa hanya dengan kesungguhan, impian data terwujud, wallahu’alam. Semoga bermanfaat.

Yogyakarta, 24 Juni 2016.