Mengenal Event Organizing
By : Yogi Musthapa Kamil
Semua kita tentu saja pernah menyaksikan atau bahkan terlibat langsung dalam beragam acara yang terjadi dalam kehidupan keseharian. Dari mulai rutinitas pribadi, acara TV, kawinan, sunatan, acara kampus, konser musik, pameran, acara kenegaraan hingga acara acara yang bersifat internasional. Tentu saja semuanya memerlukan sebuah penataan yang baik sehingga akan mendatangkan hasil yang baik pula. Karena tidak sedikit jika acara-acara tersebut tidak dikelola dengan baik, justru akan mendatangkan kerugian bagi para pelakunya. Banyak diberitakan di media massa, ada yang sampai kehilangan nyawa karena konser musik yang ricuh atau bahkan hanya pembagian dana zakat yang juga berakhir ricuh.
Suksesnya sebuah acara sangat tergantung pada dari peran panitia atau bahasa menterengnya event organizer. Kepiawaian sebuah tim event organizer tidaklah mudah dibentuk begitu saja. Semuanya adalah gabungan dari kerja tim yang baik dan skill yang mumpuni manakala menggelar sebuah event.
Ada sebuah hal yang unik dari event organizing (EO). Jika pada ilmu yang lain seringkali kita temukan literatur yang jelas dan hampir seragam, pada EO justru sebaliknya. Selain literatur yang kita temukan sedikit, ditambah dengan bahasannya yang boleh jadi berbeda, semuanya berdasarkan teknik penyelenggaraan dan pengalaman. Itu semua tidak lain dan tidak bukan disebabkan oleh karena ilmu EO merupakan ilmu lapangan yang diperoleh langsung dari lapangan secara empiris.
A. Orang EO harus gede nyali
Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya.
Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan kita lakukan ? apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan ? bukankah fotografer dan soundmannya kita yang milih ? Bagaimana misalnya dengan event-event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik ? Disanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang EO.
B. Kreativitas adalah ruh sebuah event
Ketika melihat Opening Ceremony Olimpiade Beijing 2008, kita akan berdecak kagum melihat sebuah event yang begitu megah dan sangat mengenyangkan mata. Kita jadi ingin tahu siapa EO-nya dan bagaimana mereka menyiapkan segala sesuatunya hingga berjalan lancar, aman, dan sukses mulai dari persiapan, promosi, pembukaan, pelaksanaan, koreografi, tata cahaya, kembang api dan lain sebagainya. Sungguh sebuah kreativitas yang luar biasa. Kraetivitas adalah ruh sebuah event (the soul of event). Tanpa kreativitas, event akan berjalan layaknya jasad manusia yang telah ditinggalkan ruhnya.
Setiap bulan Ramadhan seringkali kita mengadakan buka bersama, dan banyak juga yang melibatkan anak yatim atau dhuafa. Acara yang biasa dilakukan tidak jauh dari kumpul-kumpul di masjid atau rumah, ada ceramah sudah itu langsung makan dengan lahap. Bagaimana jika acara ini dikemas dengan agak lain ? Bagaimana jika sebelum buka puasa, anak-anaknya kita ajak touring dengan mobil off road diiringi klub motor, masuk ke hutan, ada acara menanam bibit pohon bersama pihak kehutanan disambung dengan kegiatan outbound, baru masuk ke acara buka bersama dengan konsep pesta kebun diiringi dengan berbagai pertunjukan. Di sini EO memiliki kreativitas yang tinggi, acara tersebut pasti akan memiliki nilai yang lebih baik dari sisi petualangannya, edukasi dan hiburannya, tidak hanya melulu makan dan ceramah.
C. Proposal yang Menjual
Sebuah gagasan atau ide yang baik mengenai event yang dilaksanakan hendaknya dibuat secara sistematis. Hal ini dilakukan agar semua tim yang akan menjalankan event menjadi faham. Lebih jauhnya konsep ini dituangkan dalam bentuk proposal agar bisa mendatangkan manfaat yang lebih, misalnya untuk kepentingan sponsorship. Yang menjadi pertanyaan dasar sebelum membuat gagasan/konsep acara, diantaranya sebagai berikut :
1. Kepada siapa gagasan tersebut akan ditawarkan ?
Gagasan sebuah event biasanya ditawarkan kepada lembaga, instansi pemerintah, atau perusahaan pemilik produk. Apa yang harus dilakukan agar gagasan kita dilirik, dibaca dan lebih menarik, lalu kita diundang untuk brainstorming dengan tim mereka untuk mewujudkan gagasan tersebut ?
2. Sesuaikah gagasan dangan produk mereka / dengan kepentingan mereka ?
Jangan pernah salah menyampaikan gagasan kepada produk yang tidak membutuhkannya atau gagasan tidak sesuai dengan produknya. Jika ini terjadi, sama halnya dengan melukis di atas air. Kita harus realistis dalam mengolah gagasan tersebut. Kita harus memahami identitas calon sponsor, produknya, segmen pasarnya, dan lain sebagainya. Usahakan benar-benar mengenal perusahaan tersebut. Dalam memahami identitas dan pasar sebuah produk, kita dapat mempelajarinya dengan mengamati harga produk serta gaya iklan-iklan mereka. Selain itu kita bisa langsung mengamati model-model event yang mereka sponsori.
Banyak teori yang dijadikan dasar dalam membuat proposal. Tapi untuk membuat proposal sebuah event, kita tidak perlu saklek mengikuti teori-teori tersebut. Hal yang terpenting adalah, proposal tersebut mampu menggambarkan seperti apa event yang akan digelar nantinya. Proposal yang hendak dibuat selayaknya mampu menampilkan SIDE (Simpe, Interest, Desire dan Elegant).
Simple, isinya harus simple, tidak bertele-tele, dan langsung pad ide kita (straight to the point). Proposal cukup dibuat sebagai jembatan untuk menghubungkan antara relevansi produk dan event.
Interest, proposal yang diajukan harus mampu menarik minat seseorang untuk membaca dari mulai judul hingga isi. Judul dapat menggunakan bahasa Indonesia baku, bahasa gaul, bahasa daerah, popular maupun bahasa Inggris. Misalnya Peringatan Hari Guru Nasional, Jogja Ngakak Total, Jak Jazz, Betawi Punye Cerita, PEMILU (Pertunjukan Musik Lucu), Sheila On 7 : Big, Bigger, Biggest, SMA 1 Bandung : Melepas Siswa Menggapai Cita dan Citra, dan lain sebagainya.
Desire, proposal yang dibuat harus bisa menimbulkan hasrat agar si pembaca bersedia terlibat dalam event sebagai penyandang dana / sponsor.
Elegant, proposal harus mampu tampil elegan. Proposal yang dibuat tidak sekadar dijilid rapi. Tapi juga dikemas semenarik mungkin baik dari segi desain layout maupun pengemasan (packaging).
D. 3E : Education, Entertainment & Exhibition
Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik, launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment & Exhibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment & Exhibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.
E. The Way of Problem
Ada salah satu cara untuk memulai operasi sebuah event. Cara tersebut adalah penyusunan draft negatif dan draft positif. Draft negatif adalah serangkaian pernyataan yang dapat menyebabkan sebuah event kacau atau gagal. Sedangkan draft positif adalah jawaban antisipasi atas draft negatif yang dibuat. Pada awalnya boleh jadi kedua draft ini dibuat secara tertulis, tapi lama kelamaan sejalan dengan seringnya menjalankan event draft ini sudah secara otomatis terpatri dalam otak kita.
Contoh :
Seminar Nasional Pendidikan IPA
Draft Negatif
Mengapa jadi kacau ? mengapa ... ? mengapa ... ?
- Rektor telat datang ke pembukaan (mengapa ?) ..... Ada acara dulu (mengapa ?) ... Tidak ada yang konfirm ulang (mengapa ?)
- Media pamer makalah kurang (mengapa ?) .... Data pemakalah tidak di up date (mengapa ?) ... tidak ada yang cek data pemakalah (mengapa ?)
- Coffee break kurang (mengapa ?) .... Kateringnya ngepas (mengapa ?) ...
- dst ...
Dari hal tersebut akan terlihat sebuah hubungan sebab akibat, jika .... maka .... Selanjutnya draft ini bisa dibuat draft positifnya.
Draft Positif
- Jika ada yang konfirm ulang maka rektor datang tepat waktu ke pembukaan seminar, jika pembukaan seminar tepat maka acara lancar.
- Jika ada yang cek data pemakalah maka data pemakalah menjadi update, jika data pemakalah up date maka penyiapan media pamer akan pas, jika media pamer pas maka acara lancar.
- dst ...
F. Operasional
Operasional event organizer pada dasarnya adalah “all for one – one for all”. EO adalah sebuah kerja tim. EO terdiri dari banyak divisi yang memiliki permasalahan yang cukup kompleks danmembutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Kordinasi adalah hal yang sangat penting di lapangan, sedangkan overlapping menjadi sebuah hal yang harus terjadi dalam dunia EO. Hal tersebut bukanlah masalah karena dalam EO seringkali dihadapkan pada kasus yang membutuhkan penanganan segera. Oleh karena itu seluruh tim dalam EO harus multi talent dan siap dengan pekerjaan yang tumpang tindih.
Dalam operasinya EO juga harus memiliki jaringan yang bagus. Jaringan ini nantinya akan sangat berguna dalam setiap event yang kita pegang baik jaringan untuk supplier maupun tenaga outsources. Jaringan tersebut diantaranya kepolisian (dari polsek bahkan polri), pemerintahan, media massa, biro advertising, perusahaan equipment (sound system, music equipment, lighting, genset, dll), dekorasi (tenda, panggung, taman, dll), perusahaan katering, perusahaan transportasi / travel, penginapan / hotel, perusahaan garmen / fashion, venue orner (sekolah, museum, hotel, mall, tempat wisata, dll), Jasa foto & video, talent & manajemen artis, dan lembaga ilmiah (PT, lembaga penelitian, dll).
Operasional EO dibagi dalam tiga tahapan, yaitu :
1. Tahap pra produksi (planning)
a. Menjabarkan ide menjadi konsep
b. Pembentukan tim dan pembagian jobdesc
c. Pengembangan konsep kreatif (rundown), talent, artistik & desain
d. Penentuan observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll
e. Promosi dan publikasi
f. Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll
2. Tahap produksi (acting)
a. Kesiapan pengisi acara
b. Kesiapan perlengkapan
c. Kesiapan pengamanan
d. Kesiapan kru, seperti : show director, stage manager, soundman, lightingman, dan yang lainnya
e. Proses event digelar sesuai rundown
3. Tahap pasca produksi (reporting)
a. Evaluasi
b. Pembuatan laporan
G. Dari project officer hingga runner
Beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah tim EO, antara lain :
Project Officer / Event Manager
Ia adalah pimpinan proyek. Ia bertanggung jawab terhadap seluruh tahapan, mulai dari perencanaan sampai pelaporan. Dalam kerjanya seorang PO akan dibantu dalam pengadaan perlengkapan, persiapan venue, promosi, perijinan, administrasi, kemanan dan lain sebagainya yang disebut Field Officer.
Field Officer
Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, administrasi dan lain sebagainya. Penyebutan fungsi tersebut memang tidak dibedakan antara mengurus perlengkapan dan yang lainnya, karena dengan prinsip keefektifan beberapa bagian bisa ditangani oleh satu orang yang sama.
Tallent Officer
Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan tallent/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MoU sampai pada kebutuhan pada saat mengisi acara, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain-lain.
Show Director
Adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya show director akan memiliki tim yang terditi dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer/ Soundman, Lightingman, Security dan Runner
Art Director
Bertanggung jawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi dan efek-efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.
Stage Manager
Bertanggung jawab terhadap kelancaran acara di panggung, mulai dari kemunculan pengisi acara hingga acara selesai. Stage manager akan mengatur kemunculan pengisi acara sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Biasanya Stage Manager akan selalu melakukan kordinasi yang intens dengan Show Director, pengisi acara, Liaison Officer dan MC.
Sound Engineer / Soundman
Bertanggung jawab terhadap kontrol kualitas sound system, biasanya soundman bukan diambil dari orang EO, namun dari tenaga professional atau dari supplier sound system.
Lightingman
Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. Sama halnya dengan soundman, lightingman biasanya adalah tenaga outsources.
Security
Security atau petugas keamanan adalah personil dari kepolisian, tetapi EO juga harus menempatkan petugas security untuk menangani massa atau pengisi acara atau bahkan rute / jalur evakuasi.
Runner
Adalah sebuah tim yang terdiri dari beberapa orang, tergantung besar kecilnya event, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung Show director dan yang lainnya.
Contoh di atas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Akan tetapi bisa dihilangkan atau ditambah sesuai dengan kebutuhan atau bisa dihandle oleh yang lain. Beberapa fungsi yang lain yang dapat masuk sesuai kebutuhan lain adalah :
- Officer Lomba (yang bertugas menangani lomba)
- Liaison Officer (pendamping pengisi acara atau tamu)
- Multimedia Crew (pengontrol/operator sajian multimedia seperti musik atau tampilan visual)
- Public Relation (mendampingi dan melayani pers)
- Medis dan Pemadam Kebakaran
Khusus dalam event yang berskala menengah ada beberapa fungsi lain yang merupakan penyederhanaan dari tim yang besar. Event ini misalnya acara seminar sederhana, pelatihan, atau acara-acara lain yang memiliki nilai edukasi dengan melibatkan massa tidak terlalu banyak baik indoor maupun outdoor. Adapun fungsi-fungsi yang biasanya ada, diantaranya adalah :
a. Program Leader, orang yang bertanggung jawab terhadap konten, pengisi acara dan sekuens acara. Ia bertanggung jawab atas konsep acara hingga pembuatan rundown acara, walaupun pada pelaksanaannya juga dibantu oleh anggota tim yang lain.
b. Project Officer, yang bertugas atas pelaksanaan acara dari mulai pra hingga pasca acara. Tugas yang biasanya diberikan kepada PO adalah pembuatan checklist, pengadaan perlengkapan, transportasi/ ticketing, penginapan, administrasi, setting tempat, sound system, tampilan visual, dekorasi dan lain-lain. Pada pelaksanaannya seorang PO bisa dibantu oleh 1 atau 2 orang support, yang bekerjasama menurut pembagian tertentu.
c. Class Leader, berfungsi sebagai pemandu acara dari mulai pengkondisian hingga energizer. Selain itu ia juga bertindak penuh dalam menjalankan rundown dan menjaga irama acara.
d. Pengisi acara, merupakan pihak yang bisa berasal dari tim itu sendiri atau didatangkan khusus dari luar (outsource), pengisi acara ini misalnya fasilitator, trainer/intruktur, pemakalah, dll yang menjadi bagian dalam edukasi yang disampaikan.
e. Observer, biasanya dari kalangan psikolog (outsource). Fungsinya adalah mengamati perilaku dari seluruh peserta sebagai bahan report, karena biasanya ada pengguna jasa tertentu yang membutuhkan report personal. Fungsi obeserver bisa dirangkap sebagai pembuat laporan event dan dokumentasi.
f. Operator, merupakan orang yang memiliki keahlian dalam memasang dan mengoperasikan peralatan-peralatan outbound bila menggunakan setting outdorr, seperti wall climbing, rope course, rafting, canoeing, wire, map & compass, dll.
g. Safety officer, bertugas memastikan keamanan dari seluruh prosedur event. Misalnya memastikan keamanan rute tracking, climbing, sungai / jeram disesuaikan dengan peserta. Hal lainnya adalah keamanan pada alat-alat misalnya keamanan instalasi wire, rope, harness, pelampung, carabiner, helm, dll.
h. Medis
H. Bikin Rundown, bermain imajinasi
Rundown merupakan bagian terpenting dalam menjalankan sebuah event. Dengan mengacu pada rundownlah semua kru dapat menjalankan acara dengan lancar. Rundown adalah jadwal sebuah acara yang dibuat secara detil berdasarkan hitungan waktu dan penjabaran aktifitasnya. Sebuah rundown yang baik hendaknya bisa dimengerti dan dijalankan oleh semua kru.
Proses pembuatannya sangat memerlukan daya imajinasi yang tinggi. Dalam pembuatannya bisa jadi akan sangat berpengaruh terhadapa tim yang lain misalnya soundman, lightingman, multimedia crew hingga perlengkapan yang diperlukan. Langkah pembuatannya bisa dengan membuat kerangka umum acara terlebih dahulu baru kemudian dijabarkan lebih detil. Rundown yang benar hendaknya bisa langsung menggambarkan bagaimana sebuah event berlangsung dari awal hinggan akhir.
Contoh Rundown Acara Sederhana :
| RUNDOWN ACARA | | | | | | |
| PROGRAM : Character Building Training | | | | | ||
| INSTANSI : JOGJA MEDIANET | | | | | ||
| Hari Pertama | : April 2005 | | | | | |
| SCHEDULE | SUBJECT | DESCRIPTION | TOOLS | PIC | AREA | SCREEN |
| 06.00 - 07.30 | Check & Re-Check | Gladi bersih hari pertama | Ruangan, sound system, peralatan dan perlengkapan | Support | All Area | |
| 07.30 - 08.00 | Opening Gate | Peserta mulai memasuki ruangan pelatihan dan melakukan registrasi, mengambil name tag, ATK, modul, kuesioner 1 dan biodata | Lembar registrasi, kuesioner 1, ATK, name tag dan modul | | Gate | Bumper CP |
| | | Music New Age Nature- Sound mengisi acara utama | Sound system dan komputer | Operator | | |
| | | CL memberikan ucapan pembuka dan mengkondisikan peserta untuk menempati tempat duduk, mengisi biodata dan kuesioner 1 | | CL | Stage | Bumper CP |
| | | CL mengumpulkan biodata dan kuesioner 1 dan memberikan kuesioner 2 untuk seterusnya mengkondisikan peserta untuk mengisinya | kuesioner 2 | CL | | |
| 08.00 - 08.30 | Pembukaan | Basmalah - Pengantar Kegiatan | | CL | Stage | |
| | (30 menit) | Sambutan Manager | | | | Bumper Sambutan |
| | | Do'a pembuka | | Fasilitator | | Bumper Pelatihan |
| 08.30 - 09.30 | Ice Breaking | CL memimpin peserta melakukan exercise | peralatan exercise pohon harapan | CL | Stage | off |
| | (60 menit) | Exercise : Apel anggur, pohon harapan | | | | |
| 09.30 - 0945 | | Mengolah mind set diri dengan experiential intelligence | | | | |
| 09.45 - 10.00 | Coffee break | Peserta istirahat sambil menikmati snack dan diiringi musik | | Fasilitator | | |
| Dst | | | | | | |
I. Checklist
Checklist seringkali terlupakan dalam sebuah avent, padahal posisinya sangatlah penting. Checklist akan sangat berhubungan dengan seluruh keperluan event dan asset dari EO. Seringkali terjadi kehilangan peralata dalam jumlah yang besar hanya karena tidak rapi pencatatannya dalam sebuah checklist yang memadai. Sebuah checklist mencatat seluruh peralatan atau perlengkapan yang diperlukan atau dipergunakan baik yang sekali habis atau tidak. Untuk memudahkan, maka item dalam checklist bisa dikategorisasi baik dari jenis barang maupun pengguna.
Contoh :
| Checklist |
| |||||||||||
| Pelatihan Tutor PT PAI MKDU UPI |
| |||||||||||
| | | | | | | | | | |
| ||
| Jumlah Peserta | : | 100 | Orang | | | | | | | |||
| Jumlah Panitia | : | 10 | Orang | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| PERLENGKAPAN UNTUK PESERTA | | 0 | | | | | | | | |||
| No | Uraian / Jenis Barang | | | | Jumlah | Satuan | Ada | Belum Ada | Terbagikan | Sisa | Keterangan | |
| 1 | Bollpoint Jell Merek Mileno | | | 10 | buah | | | | | | | |
| 2 | Buku kegiatan harian | | | | 10 | buah | | | | | | |
| 3 | Modul | | | | 0 | buah | | | | | | |
| | dst … | | | | | | | | | | | |
| PERLENGKAPAN SEKRETARIAT (ATK) | | | | | | | | | ||||
| No | Uraian / Jenis Barang | | | | Jumlah | Satuan | Ada | Belum Ada | Terbagikan | Sisa | Keterangan | |
| 1 | Box Hijau Besar | | | | 1 | buah | | | | | | |
| 2 | Cap Tutorial | | | | 1 | buah | | | | | | |
| 4 | Clip Kertas | | | | 1 | box | | | | | | |
| 5 | Cutter | | | | 1 | buah | | | | | | |
| 6 | Isi Cutter | | | | 1 | box | | | | | | |
| 8 | Double Tip | | | | 1 | buah | | | | | | |
| 9 | Flip Chart | | | | 6 | buah | | | | | | |
| 10 | Gunting besar | | | | 1 | buah | | | | | | |
| 11 | Gunting kecil | | | | 1 | buah | | | | | | |
| 12 | Dst | | | | | | | | | | | |
J. Menentukan Venue dan Layout Tempat
Dalam penyelenggaraan event, venue atau tempat penyelenggaraan acara juga sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah event. Venue tidak hanya menentukan siapa pesertanya atau siapa yang akan bersedia hadir, tetapi juga turut membantu karakter event itu sendiri. Ada bebepa pertimbangan dalam memilih venue, antara lain :
- Sesuai dengan tema event
- Sesuai image produk
- Kemudahan akses dan jangkauan
- Sesuai target audience
- Nilai sejarah
- Tempat wisata
- Nilai artistik
- Faktor keamanan dan kenyamanan
- Besar kecilnya event
- Sesuai budget
Selain venue yang ok, setting tempat juga memiliki posisi yang penting, kenyamanan peserta akan sangat ditentukan oleh setting tempat. Setting ini meliputi tata kursi, sarana sajian visual, tata panggung, entrance, dll. Berikut adalah beberapa contoh umum setting tempat pada beberapa event.
K. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Uang merupakan salah satu bagian terpenting dalam kerja event organizer. Perlu perencanaan dan perhitungan yang matang, agar tidak terjadi los anggaran ataupun hal-hal lain yang tidak diinginkan. Salah satu bentuk perencanaan tersebut bisa dituangkan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB), bentuk ringkas dari RAB bisa dimasukan di proposal sebagai anggaran event. Bentuk RAB sendiri bisa berbeda-beda, disesuaikan dengan kebutuhan, yang penting bisa menggambarkan dengan detil keperluan dana yang diperlukan. Berikut adalah contoh RAB yang sederhana.
| PROGRAM : TRAINING FOR CORE COMPETENCIES BUILDING | | | | | | | | |||||
| Senin - kamis, 04 - 07 Maret 2005 | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| KETERANGAN UMUM | | | | | | | | Panitia | Jumlah | |||
| Jumlah Peserta | : | 40 | | | | | | Project Officer | : | 1 | orang | |
| Jumlah Panitia | : | 5 | | | | | | Class Leader | : | 1 | orang | |
| Angkatan | : | 2 | 1 | | | | | Support | : | 1 | orang | |
| Lama Pelatihan | : | 4 | hari | 3 | malam | | | Fasilitator | : | 1 | orang | |
| Bentuk | : | Indoor Training | | | | | Observer | : | 1 | orang | ||
| Tempat Pelatihan | : | Wisma Kagama UGM | | | | Personil Magang | : | 0 | orang | |||
| | | | | | | | | Jumlah | : | 5 | orang | |
| | | | | | | | | | | | | |
| ANGGARAN YANG DIBUTUHKAN : | | | | | | Rp. | | 4.597.400,00 | | | ||
| | | | | | | | | | | | | |
| No | PERINCIAN BIAYA | SATUAN | JUMLAH | HARGA | | SUB-TOTAL | KETERANGAN | |||||
| HRG.SAT | JML. HRG | | ||||||||||
| | | | | | | | | | | | | |
| ADMINISTRASI & PERLENGKAPAN | | | | | | | | | 1.574.200 | | | |
| 1 | Foto Copy Modul | 50 | lmbr | 50 | buah | 75 | 187.500 | | | 1 | angkatan | |
| 2 | Photo Copy Biodata Peserta | 1 | lmbr | 50 | orang | 75 | 3.750 | | | 1 | angkatan | |
| 3 | Photo Copy Lembar Expectasy | 1 | lmbr | 50 | orang | 75 | 3.750 | | | 1 | angkatan | |
| 4 | Photo Copy Lembar Kebutuhan Tindak Lanjut | 1 | lmbr | 50 | orang | 75 | 3.750 | | | 1 | angkatan | |
| | Dst… | | | | | | | | | | | |
| TRANSPORTASI | | | | | | | | 1.373.200 | | | | |
| 1 | Parkir motor | 1 | lps | 6 | kali | 500 | 3.000 | | | 1 | angkatan | |
| 2 | Bensin motor (Pembelian perlengkapan) | 1 | pkt | 6 | liter | 2.400 | 14.400 | | | 1 | angkatan | |
| 3 | Bensin motor (Pembuatan/penjilidan Laporan) | 1 | pkt | 2 | liter | 2.400 | 4.800 | | | 1 | angkatan | |
| 4 | Bensin Mobil Transportasi lokal (Jogja) | 1 | pkt | 50 | liter | 2.400 | 120.000 | | | 1 | angkatan | |
| 11 | Transport di lokasi | 1 | pkt | 1 | kali | 6.000 | 6.000 | | | | | |
| | Dst … | | | | | | | | | | | |
| KONSUMSI | | | | | | | | 1.575.000 | | | | |
| 1 | Makan pagi di perjalanan | 1 | kali | 5 | orang | 15.000 | 75.000 | | | 1 | angkatan | |
| 2 | Makan siang di perjalanan | 1 | kali | 5 | orang | 15.000 | 75.000 | | | 1 | angkatan | |
| 3 | Makan pagi di lokasi | 5 | kali | 5 | orang | 15.000 | 375.000 | | | 1 | angkatan | |
| 6 | Suplemen | 5 | hari | 5 | orang | 10.000 | 250.000 | | | 1 | angkatan | |
| | Dst … | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | |
| JUMLAH TOTAL | | | | | | | | 4.597.400 | | | | |
Daftar Pustaka
A i u EO, Mengulik Bisnis Event Organizer, Ibnu Novel Hafidz, Gava Media
Tips & Trik Event Organizing, Pradipta Nugrahanto, Yrama Widya
Arsip pribadi
tulsan yang sangat berbobot... terima kasih atas penjelasannya....
BalasHapussaya jadi ngerti sekarangmah....
benar benar terbantu,,,terima kasih. saya suka. Jazakumullah...
BalasHapus